למועצה אזורית עמק הירדן דרוש/ה ממלא/ת מקום מזכירה לאגף הנדסה לתקופת חל"ד לתקופה קצובה.
1. תיאור התפקיד: ביצוע עבודות מזכירות ומטלות פקידותיות הנוגעות לעבודת הרשות, לפי הנחיות מהנדסת המועצה ומהנדסת הועדה המקומית לתכנון ובניה.
2. תיאור תחומי האחריות:
2.1. ניהול מסמכים.
2.2. טיפול בדואר (רגיל ואלקטרוני).
2.3. מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור.
2.4. ניהול לוח זמנים ופגישות של הממונה.
2.5. אחריות על משימות הקשורות לאגף הנדסה.
2.6. אחריות על משימות הקשורות לועדה המקומית לתכנון ובניה.
3. פירוט הביצועים והמשימות העיקריות, הנגזרים מתחומי האחריות:
3.1. ניהול מסמכים -
3.1.1. הקלדת מסמכים, הדפסתם והפצתם.
3.1.2. הגהה למסמכים.
3.1.3. אחסון וגיבוי קבצים במחשב.
3.1.4. הכנת מצגות.
3.1.5. צילום, שכפול, כריכה של מסמכים וכו'.
3.1.6. קבלה והעברה של מסמכים לגורמים הרלוונטיים באגף הנדסה.
3.1.7. תיוק מסמכים באופן המבטיח את זמינותם.
3.1.8. מיון מסמכים ומשלוחם לארכיון.
3.1.9. איסוף והכנת חומרים לישיבות בהן משתתפת מהנדסת המועצה ומהנדסת הועדה המקומית לתכנון ובניה.
3.1.10. רישום פרוטוקול ישיבות, על פי הנחיית מהנדסת המועצה ומהנדסת הועדה המקומית לתכנון ובניה, והפצתו
לפי רשימת תפוצה מוגדרת.
3.1.11. ניהול פרוטוקולים ומעקב לביצוע החלטות האגף והמחלקות.
3.2. טיפול בדואר (רגיל ואלקטורני) -
3.2.1. קליטה ומיון של דואר.
3.2.2. ניתוב דואר על פי הנחיות מהנדסת המועצה ומהנדסת הועדה המקומית לתכנון ובניה.
3.2.3. הכנה ומשלוח של דואר עבור מהנדסת המועצה ומהנדסת הועדה המקומית לתכנון ובניה.
3.3. מענה טלפוני ומענה לפניות הציבור -
3.3.1. מענה טלפוני במשרד ורישום הודעות טלפוניות.
3.3.2. ניתוב פניות תושבים, המגיעות לאגף הנדסה.
3.3.3. סינון וניתוב שיחות לאגף הנדסה.
3.4. ניהול לוח זמנים ופגישות של מהנדסת המועצה ומהנדסת הועדה המקומית לתכנון ובניה -
3.4.1. תיאום טלפוני של פעולות ופגישות עבור מהנדסת המועצה ומהנדסת הועדה המקומית לתכנון ובניה.
3.4.2. משלוח תזכורות שונות (אירועים, פגישות וכו').
3.5. אחריות על משימות הקשורות לועדה המקומית לתכנון ובניה -
3.5.1. הפצת סדר יום ופרוטוקול של ועדת המשנה ובכלל זה, תאום ההקלטה, ארגון חדר הישיבות וכו'.
3.5.2. פתיחת תיקים במערכת ניהול ועדה - קומפלוט.
3.5.3. הפקת אגרות מידע ופיקדונות להיתר.
3.5.4. אחריות על ניהול ארכיון הועדה.
3.6. אחריות על משימות הקשורות לאגף הנדסה -
3.6.1. הזמנת ציוד משרדי.
3.6.2. תיאום ימי עיון, והדרכות לעובדי אגף הנדסה.
3.6.3. טיפול בהזמנות רכש.
3.6.4. הכנת חשבונות לתשלום.
3.6.5. ריכוז פעילות ועדת תמרור.
3.6.6. טיפול והכנת מכרזים.
3.7. ביצוע כל מטלה המנותבת לה ע"י מהנדסת המועצה ומהנדסת הועדה המקומית לתכנון ובניה מעבר למטלות השוטפות, בהתאם לצרכים המשתנים של האגף.
3.8. ביצוע הנחיות שונות ממונה ישיר.
